Suena tu celular. «Hola, te llamamos por tu postulación al puesto de asistente». ¿Cuál de las veinte? ¿Qué sueldo pedía el aviso? ¿Qué versión de tu CV mandaste? Si alguna vez te quedaste en blanco en una llamada así, no te falta memoria: te falta un registro. Una hoja de cálculo sencilla resuelve eso en una tarde y, además, te muestra qué canales te traen respuestas y cuáles te hacen perder tiempo.
Lo esencial antes de empezar
- Bastan 10 a 11 columnas: fecha, empresa, puesto, canal, enlace, CV enviado, contacto, estado, próxima acción, fecha de seguimiento y notas.
- Usa una lista desplegable para el estado: así podrás contar y filtrar sin errores de escritura.
- Tres fórmulas hacen casi todo: fecha de seguimiento, resaltar pendientes y contar resultados.
- Revísala cinco minutos al día y media hora una vez por semana.
- Funciona igual en Hojas de cálculo de Google, Excel o LibreOffice Calc; los menús cambian un poco.
Las columnas que sí necesitas
Más columnas no significa más orden. Cada una debe responder una pregunta que te harán o que tendrás que hacerte. Esta es una base que puedes copiar tal cual en la fila 1:
| Columna | Qué anotar | Para qué te sirve |
|---|---|---|
| A · Fecha de postulación | El día en que enviaste tu CV | Calcular cuándo hacer seguimiento |
| B · Empresa | Nombre de la empresa (o «confidencial» si el aviso no lo dice) | Saber con quién hablas cuando te llaman |
| C · Puesto | El nombre exacto del cargo del aviso | Preparar la entrevista con las palabras correctas |
| D · Canal | Portal, web de la empresa, recomendación, red social | Ver qué canal te da más respuestas |
| E · Enlace al aviso | La dirección del aviso | Releer los requisitos antes de la entrevista |
| F · CV enviado | Nombre del archivo (ej.: «CV-ventas-v2») | Saber qué versión vio el reclutador |
| G · Contacto | Nombre y correo de quien publicó el aviso, si aparece | Escribir el seguimiento a una persona |
| H · Estado | Una opción de la lista desplegable | Filtrar y contar resultados |
| I · Próxima acción | Qué toca hacer: «escribir», «preparar prueba» | No dejar nada a medias |
| J · Seguimiento | Se calcula sola con una fórmula | Recordarte cuándo volver a escribir |
| K · Notas | Rango salarial del aviso, modalidad, lo que te dijeron | Llegar preparado a cada conversación |
No guardes contraseñas de portales, números de documento ni datos bancarios. Si la hoja está en la nube, compártela solo contigo. Y si una «empresa» te pide pagar por capacitación, uniforme o trámites para contratarte, no la registres como oferta: márcala como descartada y no envíes dinero.
Arma la hoja en quince minutos
- Crea el archivo y escribe los encabezadosAbre una hoja nueva, llámala «Postulaciones 2026» y escribe en la fila 1 los nombres de las columnas de la tabla anterior.
- Inmoviliza la primera filaAsí los encabezados no desaparecen al bajar. En Hojas de cálculo de Google: Ver > Inmovilizar > 1 fila. En Excel: haz clic en A2 y elige Vista > Inmovilizar paneles.
- Da formato de fecha a las columnas A y JSelecciónalas y aplica el formato de fecha corta. Evita escribir fechas como texto («lunes 5»), porque luego no podrás calcular con ellas.
- Agrega la lista desplegable de estadosSelecciona la columna H desde la fila 2. En Google: Insertar > Menú desplegable (o Datos > Validación de datos). En Excel: Datos > Validación de datos y, en «Permitir», elige Lista. Escribe estas opciones: Por postular, Postulé, En revisión, Entrevista, Prueba, Oferta, Rechazada, Sin respuesta, Descarté.
- Escribe las fórmulas de la sección siguientePonlas en la fila 2 y cópialas hacia abajo arrastrando la esquina de la celda.
- Activa los filtrosCon los encabezados seleccionados, usa la opción Crear un filtro (Google) o Datos > Filtro (Excel). Así verás en un clic solo las entrevistas o solo lo pendiente.
Tres fórmulas que trabajan por ti
Estas fórmulas suponen que tus datos empiezan en la fila 2 y usan los nombres de funciones en español, que son los mismos en Google y en Excel.
Suma siete días a la fecha de postulación. Si la fila está vacía, la celda queda en blanco.
=Y($J2<>»»;$J2<=HOY();$H2=»Postulé»)
Elige un color de relleno suave. Cada mañana, las filas pintadas son las que necesitan un correo de seguimiento.
Entrevistas: =CONTAR.SI(H2:H200;»Entrevista»)
Sin respuesta: =CONTAR.SI(H2:H200;»Sin respuesta»)
Según la configuración regional de tu hoja, los argumentos se separan con punto y coma (;) o con coma (,). Si una fórmula no funciona, cambia uno por el otro. El formato condicional está en Formato > Formato condicional en Google y en Inicio > Formato condicional en Excel.
Con el conteo puedes calcular tu tasa de respuesta. Por ejemplo, si enviaste 30 postulaciones y 6 terminaron en entrevista, tu tasa es 6 ÷ 30 = 20 %. No hay un número «correcto»: lo útil es comparar tu propia tasa entre canales o entre versiones de tu CV.
Así se ve con cuatro postulaciones
Datos ficticios, solo para mostrar cómo se llena. Las empresas no existen y el rango salarial es un ejemplo.
| Fecha | Empresa · Puesto | Canal | Estado | Próxima acción | Notas |
|---|---|---|---|---|---|
| 01/10 | Distribuidora Andina · Asistente de almacén (Lima) | Empleos Perú | Entrevista | Repasar el aviso el 9/10 | Rango del aviso: ejemplo S/ 1,800.00 |
| 02/10 | Café Altamira · Atención al cliente (Medellín) | Agencia Pública de Empleo del SENA | Postulé | Escribir el 9/10 | Turno rotativo |
| 03/10 | Logística Austral · Auxiliar administrativo (Santiago) | Bolsa Nacional de Empleo | Prueba | Enviar ejercicio de Excel | Pidieron disponibilidad inmediata |
| 05/10 | Tienda Río · Vendedor (Rosario) | Recomendación de un ex compañero | En revisión | Agradecer al contacto | Modalidad presencial |
Mira la columna «Canal»: si después de un mes las entrevistas vienen sobre todo de recomendaciones, ahí conviene invertir más tiempo que en enviar CV masivos.
Dudas al empezar
¿Google, Excel o LibreOffice?
La que ya uses. Hojas de cálculo de Google tiene la ventaja de abrirse desde el celular sin instalar nada; Excel y LibreOffice Calc funcionan sin conexión. Las fórmulas de esta guía sirven en las tres con ajustes mínimos.
¿Registro también los avisos a los que todavía no postulo?
Sí, con el estado «Por postular». Así no pierdes ofertas interesantes y puedes preparar con calma un CV adaptado para cada una.
¿Cuántos días espero para hacer seguimiento?
Una semana es un punto de partida razonable, salvo que el aviso indique otra fecha. Si después de dos mensajes no hay respuesta, cambia el estado a «Sin respuesta» y sigue adelante.
¿Y si postulo por WhatsApp o en persona?
Regístralo igual: en «Canal» escribe «WhatsApp» o «presencial» y en «Contacto», a quién le dejaste el CV. Esas postulaciones son las que más se olvidan.
¿Borro las rechazadas?
No. Te sirven para medir qué funciona, para no volver a postular por error al mismo aviso y para recordar empresas que podrían abrir otro puesto más adelante.
El ritmo de seguimiento
La hoja solo funciona si la abres. Este calendario para cada postulación te ayuda a convertirla en hábito:
Postulas y llenas la fila completa en ese momento, no «después». Guarda el enlace del aviso: muchos portales lo retiran cuando se cierra la convocatoria.
La fila aparece resaltada. Envía un mensaje breve de seguimiento si tienes un contacto y anota en «Notas» la fecha en que lo enviaste.
Si no hubo respuesta, un último mensaje o cambia el estado a «Sin respuesta». Cerrar filas también es avanzar.
Media hora de revisión: cuenta entrevistas por canal, ajusta tu CV si nadie responde y define cuántas postulaciones harás la semana siguiente.
Cuando la hoja deja de ayudarte
| Lo que pasa | Por qué ocurre | Cómo arreglarlo |
|---|---|---|
| Tienes filas a medio llenar | Anotas «después» y luego se olvida | Llena la fila en el mismo momento en que postulas |
| Los conteos no cuadran | Escribiste el estado a mano («entrevista», «Entrevista ») | Usa solo la lista desplegable |
| Tienes demasiadas columnas y te da pereza | Copiaste plantillas con datos que no usas | Quédate con las 11 de esta guía o menos |
| Todo está «Postulé» desde hace semanas | No hay un día fijo de revisión | Agenda la revisión del viernes como una cita |
| No sabes qué CV enviaste | Todos tus archivos se llaman «CV final» | Pon versión y área en el nombre del archivo |
Una buena hoja de postulaciones no te consigue trabajo por sí sola, pero hace que ninguna oportunidad se pierda por desorden.
Tu siguiente paso: crea hoy la hoja con los encabezados, la lista de estados y la fórmula de seguimiento, y registra en ella tus últimas cinco postulaciones. El viernes haz tu primera revisión de media hora.
Nota editorial: guía de orientación revisada el 8 de octubre de 2026. Los nombres de menús y funciones corresponden a las versiones en español de Hojas de cálculo de Google y Excel a esa fecha y pueden variar según la versión. Las empresas, fechas y montos de los ejemplos son ficticios.
Fuentes
- Cómo crear una lista desplegable dentro de una celda – Ayuda de Editores de Documentos de Google (consultado el 8 oct 2026)
- Cómo usar reglas de formato condicional en Hojas de cálculo de Google – Google (consultado el 8 oct 2026)
- CONTAR.SI (COUNTIF) – Ayuda de Editores de Documentos de Google (consultado el 8 oct 2026)
- HOY (TODAY) – Ayuda de Editores de Documentos de Google (consultado el 8 oct 2026)
- Inmoviliza, agrupa, oculta o combina filas y columnas – Google (consultado el 8 oct 2026)
- Aplicar validación de datos a celdas – Soporte de Microsoft (consultado el 8 oct 2026)
- Inmovilizar paneles para bloquear filas y columnas – Soporte de Microsoft (consultado el 8 oct 2026)